Kalandok a digitális kutatásban - Devonthink: Menekülés a silóból

Siló robbanás, Dan Browne, Flickr.

Utolsó hozzászólásomban elmagyaráztam, hogy miért távolok el az Evernote-tól mint kutatási anyagom úticélját. Noha az elmúlt években óriási felhasználást kaptam az Evernote-en - és továbbra is erőteljesen használom azt a jövőben -, egyszerűen nem képes megbirkózni azzal a mennyiségű anyaggal, amelyet eddig kidobtam. Vagy legalább nem tudja ezeket az információkat úgy rendezni és feldolgozni, hogy az hasznos legyen a munkafolyamatomhoz.

Ebben a bejegyzésben bemutatom, miért használtam egy másik alkalmazást - a Devonthink Pro Office-t (DTPO) - a kutatási projektek szervezéséhez. A Devonthink csak Apple alkalmazás, MacOS és iOS változatokkal egyaránt, ezért elnézést kér azoktól, akik csak a Windows rendszert használják. Az elmúlt pár hónapban azonban a Devonthink elengedhetetlen részévé vált a munkafolyamatomban, tehát arra alapozva, hogy ismerek sok olyan tudósot, akik ma már használják a Mac-ot, szeretném megosztani, hogyan használom a Devonthink-et kutatásom elvégzéséhez oly módon, hogy legyőzi az Evernote fő hátrányait.

Bevezetés a Devonthink-be

Furcsa neve ellenére a Devonthinknek semmi köze sincs az angol megyéhez vagy pudinghoz. A név nyilvánvalóan a devoni időszakra utal (419–359 millió évvel ezelőtt), bár fogalmam sincs, hogy ennek mi köze van a dokumentumkezeléshez. A Devonthink már évek óta működik, valamilyen módon megelőzve az Evernote-t, és az iho-i székhelyű fejlesztői sokat tettek annak érdekében, hogy kiaknázzák a Mac hatalmát az Ön adatainak kezelésében. A Devonthink alapvetően egy adatbázis - vagy külön adatbázisok gyűjteménye -, amely bármit tárolhat vagy indexelhet, amire tetszik, és míg az Evernote fő értékesítési pontja a keresés, a Devonthink's mesterséges intelligencia, amely automatikusan csoportosíthatja vagy besorolhatja dokumentumait, mintha varázslatos. A DTPO a rendelkezésre álló legmagasabb szintű Devonthink, amely lehetővé teszi az összes dokumentum szkenner támogatását és beépített OCR (optikai karakterfelismerést). Nagyon drága, de az Evernote-lel ellentétben nem előfizetési termék, ezért nagyon izmos oktatási kedvezménnyel vettem fel. Minden fillért megér.

Külön adatbázisok - keresés, szinkronizálás és biztonságos alvás

Az Evernote-bejegyzésemben elmagyaráztam, hogy az egyik legnagyobb botlásom az, hogy egyetlen adatbázisból áll. Ha úgy használja, mint én, a személyes dolgok összekeverednek a munkadarabokkal, a magánszemélyek és a szakemberek, tehát szorgalmas szervezés nélkül (akár külön notebookokon, vagy a címkék liberális alkalmazásán keresztül) véletlenül megmutathatja kollégáit. az összes shakshuka-recept, vagy Tim Farronyou klipje, amelyet megragadtál az internetről. A Devonthink megkerüli ezt azáltal, hogy lehetővé teszi több adatbázis létrehozását. A Devonthink első indításakor fel kell kérni egy adatbázist (az Inbox adatbázis alapértelmezés szerint tartozik). Ez az adatbázis helyben élhet a merevlemezen, de a Devonthink legújabb verziói nagy szinkronizálási lehetőségeket is tartalmaznak, beleértve az iCloud Drive, Dropbox, WebDav és a helyi wifi-szinkronizálást (amelyek utóbbi biztonságos és őrület-gyors). . Ezek a lehetőségek lehetővé teszik az adatbázisok elérését az összes Apple-eszközön, ideértve a Devonthink to Go-val rendelkező iOS rendszereket is. Az adatbázisok jelszóval védettek lehetnek, és ha szinkronizálást választanak, az in situ és a továbbítás is titkosítva van. A biztonság szempontjából tehát a Devonthink minden alapot lefed. Az információkezelésnek ez a felhő által választható megoldása azt jelenti, hogy sokkal inkább örülök annak, hogy a bizalmas fájljaimat, például a bankszámlakivonataimat a Devonthink óriási agyában tárolom (külön-külön egy dedikált pénzügyi adatbázisban). Az OCR és a lapolvasó támogatásával továbbra is folytathatom a papírvilágítást, attól tartva, hogy a dokumentumaim elvesznek a felhőben vagy becsapódnak. Mindenekelőtt ez azt jelenti, hogy külön adatbázisok lehetnek a személyes életemhez és külön kutatási projektekhez. Ez azt jelenti, hogy amikor átnézem az adatbázisomat, csak a releváns anyagokat látom. Mivel a különálló Devonthink-adatbázisom könnyű a korábbi (hatalmas) Evernote-adatbázisomhoz képest, a keresés hólyagosan gyors - sokkal gyorsabb, mint az Evernote-en -, és jól tudok aludni, tudva, hogy senki nem látta a sok shakshuka receptomat, hacsak nem akartam.

Nincs silózás itt - hacsak nem akarja

Egy másik probléma, amelyet az Evernote-val találok, az az, hogy minél több adatot helyez be, annál szélesebb a szakadék a varázslatos Evernote-dokumentumok és a fájlrendszerben rendszeresen futó dokumentumok között. Olyan, mintha az Evernote dokumentumaikat meghívták volna valami őrült partira, ahol bármi megtörténhet, és a szokásos-joe-dokumentumok otthon ragadnak, narancslé kortyolgatva. Szervezni és keresni szeretne olyan dokumentumokat a fájlrendszeren, mint például a projekt fájlokat vagy az importáláshoz túl nagy fájlokat (például filmeket)? Kemény, nem hívják meg őket.

A Devonthink segítségével indexelheti a normál fájlokat a merevlemezen, és importálhat fájlokat az adatbázisba. A különbség az, hogy míg az importált fájlok léteznek az adatbázisban - à la Evernote - és csak ott vannak tárolva, az indexelt fájlok továbbra is a fájlrendszeren ülnek; csak a Devonthinkben hivatkoznak rájuk. Megnyithatja őket a Devonthink-en belül, kereshet, szerkesztheti és rendezheti őket úgy, ahogy tetszik -, de a tényleges fájlok máshol találhatók. Ennek előnye mindenki számára nyilvánvaló, aki jelentős mennyiségű kutatást végzett és halom digitális dokumentumot gyűjtött össze. Rendezheti és megkeresheti a projekt fájljait a vonatkozó referenciaanyagok mellett. Rendezhet és kereshet olyan anyagon, amely túl nagy ahhoz, hogy beleférjen az adatbázisába, olyan eseti fájlokat, amelyeket hosszú ideig nem kell tárolnia, vagy olyan fájlokat, amelyeket bármilyen okból nem szabad tárolni az adatbázisban. Mindenekelőtt lehetővé teszi a fájlokhoz, hogy több külső alkalmazás is egyszerre férjen hozzá, elkerülve a silózási problémát, amikor ugyanazon fájlok több példányát különféle adatbázisokba kell helyezni a legtöbb funkcionalitás biztosítása érdekében (ezáltal elhasználva a felesleges merevlemez-helyet). . Tehát a referenciamenedzser „láthatja” a történelmi források pdf-jét, és felhasználhatja azokat hivatkozások készítéséhez, de Devonthink „láthatja” ugyanazokat a pdf-eket, és felhasználhatja azokat szervezéshez, kereséshez és kommentárokhoz.

Jobb szervezés és megjelenítés

A Devonthink Pro Office képernyőképe

Mint korábban kifejtettem, az Evernote szervezeti jellemzői rugalmasak, de korlátozottak. A címkézés megkerüli a kétlépcsős tárolási hierarchiával kapcsolatos problémákat (notebookok és kötegek). A címkézést azonban rendkívül nehéz fenntartani. Az Evernote keresés elképesztő, és a fejlett keresési szintaxisának köszönhetően koncentráltabban át tud szitálni az adatbázisát. A fejlettebb kvalitatív kutatáshoz szükséges kifinomultabb adatszervezés és megjelenítés esetében azonban az Evernote nincs mélyén.

Úgy gondolom, hogy a Devonthink keresése ugyanolyan erőteljes, mint az Evernoteé - talán még ennél is több. Nem csak a fájlok és dokumentumok tartalmát keresi, az Evernote Premium szerint (beleértve az OCR szövegét), hanem sokkal részletesebb kereséseket is végezhet fájljain, a logikai operátorok segítségével. Ezenkívül a Devonthink jobban támogatja a mentett kereséseket, olyan „intelligens csoportokkal”, amelyek automatikusan lekérik a releváns fájlokat, meghatározott kritériumok szerint. Ez a funkcionalitás ideális a tudósok számára, különösen, ha a rengeteg dokumentum megjelenítésére és elemzésére van szükség. Okos csoportokat használok bizonyos kulcsszavak és kifejezések vadászatához, így mindig biztos lehet benne, hogy releváns anyagokat találok, amikor új dokumentumokat indexelsz vagy importálok.

A Devonthink segítségével annyi beágyazott mappát hozhat létre, amennyit csak akar, a címkék és az intelligens csoportok mellett, hogy egy személyre szabott irattári rendszert hozzon létre. A Devonthink lehetővé teszi a dokumentumok megjelölését zászlókkal és színes címkékkel, így egy pillanat alatt megnézheti, hogy egy adott dokumentum fontos-e, vagy intézkedésre szorul. Ennek előnye, hogy a Devonthink rendkívül skálázható, könnyen kezelheti több ezer dokumentum hatalmas adatbázisát, a funkcionalitás elvesztése nélkül. Ez lehetővé teszi az adatok sokkal jobb megjelenítését is, lehetővé téve a kapcsolatok elcsúszását és új és kreatív módon gondolkodni rajta (tehát a Devonthinkben gondolkodni kell). A Devonthink tehát ideális azoknak a tudósoknak, ügyvédeknek és más információs dolgozóknak, akik sok adatot kezelnek, és finomabb ellenőrzést igényelnek annak szervezése és bemutatása felett.

Mesterséges intelligencia - nem egészen a Skynet, de ijesztően jó

A Devonthink legfontosabb értékesítési pontja, amint azt már fentebb említettem, a „mesterséges intelligencia” használata a dokumentumok automatikus elküldéséhez - ez a funkció még nem teljes mértékben megismételve az Evernote-ban. Még nem egészen a Skynet mesterséges intelligencia szintjéről beszélünk, de Devonthink meglehetősen jó munkát végez a dokumentumok elemzésekor azok tartalma és metaadatai alapján, és automatikusan csoportosítása vagy besorolása. Tehát beilleszthet egy bizonyos történelmi forrást az adatbázisba, és a Devonthink meg fogja határozni, hogy melyik csoporthoz tartozik. Félelmetes.

Hozzáférhetőség, import és export

A Devonthink egyik legnagyobb erőssége az, hogy az adatbázisaiba behelyezett dokumentumokat eredeti formátumukban tárolják (például docx, rtf, pdf), és a fájlrendszer egészéhez hozzáférhetők. Az indexelt dokumentumokat az eredeti helyükön tárolják a fájlrendszeren, de még a Devonthink adatbázis-csomagjában importált dokumentumok megtalálhatók és kereshetők a Spotlight segítségével.

A Devonthink fejlett dokumentumkezelése azt is jelenti, hogy az import és az export valóban egyszerű. Importálhat különálló fájlokat vagy teljes mappákat, és amikor eljön az ideje az exportálásnak, egyszerűen csak akkor kell őket elhúzni a Devonthinkből a fájlrendszerbe. És mivel a dokumentumokat eredeti formátumban őrzik meg, nem kell aggódnia a konvertálásuk miatt.

Nem érdekli megosztani

Mostanra a Devonthink digitális kutatás előnyeinek nyilvánvalóaknak kell lenniük - de minden alkalmazásnak van hátránya, és a Devonthink részesedése méltányos. Először is, a felület kissé régimódi és nehézkes - valami 2006-ból, nem pedig 2016-ból. Ez nem olyan fényes, mint az Evernote. Noha ez nem befolyásolja annak funkcionalitását, ha érdekel az esztétika és sok időt szeretne eltölteni az adatbázisaiban, érdemes elgondolkozni.

Másodszor, a Devonthink megosztási és együttműködési funkciói szintén elég alapvetőek az Evernote-hoz képest. Míg az Evernote támogatja a megosztott notebookokat, a Devonthink saját ad hoc webszerverével osztja meg adatbázisát barátaival és kollégáival egy helyi hálózaton keresztül. Nem ideális, és remélem, hogy a Devonthink idővel beépíti a fejlettebb megosztási funkciókat, különösen azokat, amelyek a felhasználók számára hasznosak egy vállalati / vállalati környezetben.

Következtetés

Ez a bejegyzés forgószél körüli út volt Devonthink főbb jellemzői körül, amelyeket túlságosan sok ahhoz, hogy egyetlen postában megemlítsék. Számos fejlettebb szolgáltatás (például replikátorok és másolatok, RSS-hírcsatorna-támogatás és webes könyvjelzők) teszi a Devonthink-t valóban ideálisvá digitális kutatások elvégzésére, ahelyett, hogy kutatási anyagokat gyűjtne. A Devonthink (és különösen annak fejlett törzse, a Devonthink Pro Office) felhasználásával kiküszöbölhető az Evernote számos gyakorlati hiányossága, például korlátozott szervezete és fontos dokumentumainak silógása.

Következő hozzászólásomban elmagyarázom, hogyan használom a két alkalmazást egymás mellett, hogy mindkét világból a lehető legjobbakat szerezzem. Míg az Evernote és a Devonthink ugyanazon alapvető jellemzőkkel rendelkezik (mint például a keresés, az indexelés és az OCR), a fejlett szolgáltatáskészlet és a megvalósítás különbségei azt mutatják, hogy kissé eltérő célokra alkalmasak. Ha mindkettőt a lehető legszisztematikusabban működik, maximalizálhatók mindkét alkalmazás előnyei, és megszüntethetők a gyengeségeik. A Devonthink talán nyilvánvaló otthona kutatási anyagomnak, de amiért érdemes, továbbra is elhelyezem a shakshuka recepteimet az Evernote-ban.

Következő üzenet: Az Evernote használata a DEVONthink mellett

Ezt a cikket eredetileg a www.chrissirrs.com oldalon tették közzé.